Bonjour,
Nous avons tenu une réunion relative à une 'formalisation' de la communication lors des évènements inter-clubs. Celle-ci s'est déroulée le mardi 25 janvier à 19h00, à l'hôtel des 3 clés, dans les locaux Astrovéga.
Présences :
Astrovéga : Linda, Raoul.
CAO: ashraf ( Alex a oublié la réunion.....)
Astronamur: Andy, Arnaud, moi.
la réunion, très agréable et conviviale, s'est articulée autour du texte proposé; tous les intervenants étaient, d'entrée de jeu, convaincus du bien fondé de la démarche.
La structure proposée a été retenue.
Différents modes de communications ont été discutés, tel, msg, forum.... .
Affiches communes référençant les différents clubs...etc.
Vous trouverez, ci-après, rédigé par Linda, le CR ‘officiel’ de la réunion.
Bonne Lecture
Lif.
COMMUNICATION INTERCLUBS. Yves, Andy, Ashraf, Raoul, Arnaud, Linda
Il n’y a que ceux qui ne font rien qui ne se trompent pas …
On apprend de ses erreurs …
Et celle dont on parle n’était qu’une erreur de forme !
Il y avait effectivement « l’aspect d’urgence » et « le cas de force majeure ».
Que faire pour que cela ne se reproduise plus ?
* D’abord, ne plus programmer d’événements majeurs quand le climat risque de tout perturber …
* Chaque club se choisit un(e) délégué responsable de l’activité programmée.
Ce(cette) délégué(e) n’est pas nécessairement toujours le (la) même et ne doit pas nécessairement être
le Président.
* C’est le(la) délégué(e) du club organisateur qui assure la coordination.
* Il faut organiser une réunion avant l’événement pour la distribution des rôles :
qui s’occupe - de la conception de l’affiche (même format pour tout le monde sur les sites !) ;
- de l’impression de l’affiche ;
- de sa distribution au sein des clubs ;
- des contacts avec les organisateurs (salons, braderies, …) ;
- des contacts avec le (la) conférencier(e) ;
- de l’accueil du (de la) conférencier(e) ;
- des contacts avec les autorités locales ;
- des contacts avec la presse ;
- de la réservation d’une salle ;
- …
* Skype facilite la communication à 3, mais il y a toujours les GSM !
S’il y a un problème (annulation, modification, …), envoyer un SMS aux deux autres délégué(e)s
avec demande de réaction rapide.
S’il n’y a pas d’accord, c’est la majorité qui l’emporte.
Cette décision est alors communiquée aux membres de chaque club.
* En cas d’annulation, prévoir un plan B :
- si une observation est annulée ;
- si un(e) conférencier(e) est absente(e).
Avoir, en réserve, des sujets plus et moins pointus en fonction du public.
* Comment informer les gens en cas d’annulation d’une activité ?
Impossible !
Prochaines activités possibles à 3
Printemps des Sciences
Global Star Party
Conférence de Yaël
ESC au mois d’août
Nuit de l’obscurité
Pour les conférences organisées « en club » :
pub et invitation éventuelles dans les deux autres clubs : utiliser les forums et les revues.
Pour nos activités à 3, prévoir une « feuille pub »
- logos des clubs ;
- adresses des courriels ;
- téléphones ;
- réunions (lieux et horaires) ;
- spécificités de chaque club en quelques lignes ;
- pourquoi à 3.
A préparer !
Accueil 
(à vérifier) et en plus c'est gratuit !